De platformkosten, uitbetalingen en mislukte betalingen
Controleer de status van facturen aan sponsors en organisaties in Clubboekhouding, los van de contributie van gezinnen onder Contributie & betalingen. Plus: online kosten, uitbetalingen, mislukte betalingen, terugbetalingen en herinneringen.
Gecontroleerd op 26 september 2026 · Getest met Clubs web and app · September 2026
Voordat je begint
- Toegang als clubeigenaar, clubbeheerder of penningmeester
- Stripe gekoppeld onder Instellingen → Contributie & betalingen, voor online betalingen
Screenshot op volledige grootte openenOp deze pagina
Facturen aan sponsors en organisaties controleren in Clubboekhouding
- Open op het web je club, dan Clubboekhouding en Facturen. Zoek de sponsor of organisatie en het factuurnummer op; controleer status, bedrag, vervaldatum en een eventueel vastgelegde betaaldatum. Deze facturen staan los van de contributie van gezinnen onder Contributie & betalingen. De schermafbeelding van Contributie & betalingen in deze handleiding toont het beheer van de contributie van gezinnen.
- Concept: opgeslagen maar niet verstuurd. Verzonden: verstuurd en nog niet als betaald vastgelegd; achterstallig als de vervaldatum voorbij is. Betaald: de betaling is online vastgelegd, of met de hand voor een offline betaling; de datum alleen bewijst geen online inning. Vervallen: geannuleerd.
- Een nieuwe factuur maak je met Factuur maken onder Clubboekhouding, Facturen. Vul organisatie, omschrijving, bedrag, inkomstencategorie en eventueel een vervaldatum in. Controleer de gegevens van de ontvanger en kies concept of versturen. Een concept verstuurt niets; versturen naar een geldige ontvanger probeert een factuurmail met pdf en betaallink te sturen. Een factuur maken int geen geld.
Hoe het geld loopt
Online betalingen lopen via het eigen Stripe-account van de club. Playlee heeft geen maandbedrag en geen contract. De enige kosten zijn platformkosten van 3,25% + € 0,25 per online betaling, en daarin zitten de kaart- en incassokosten van Stripe al. Ouders betalen precies wat de club vaststelt. De kosten gaan van die betaling af voordat het geld bij de club komt.
De club is verantwoordelijk voor haar eigen inningen. Mislukte betalingen en terugboekingen zijn voor rekening van de club, nooit van Playlee. Niemand hoeft online te betalen: leg contante betalingen en overboekingen vast als betaald, daarover worden geen kosten berekend.
Waar je wat vindt
- Contributie & betalingen (web)
- Met de dashboardtegels, de betaalplannen en de factuurlijst met offline vastleggen, terugbetalingen en links voor betalers.
- Instellingen → Contributie & betalingen
- Stripe koppelen, het Stripe-dashboard openen, de inningswijze kiezen en de regels voor nieuwe pogingen lezen. Clubs in euro bieden automatisch SEPA-incasso en iDEAL aan.
- Instellingen → Meldingen → Betalingen
- Ontvangstbewijzen, berichten over mislukte betalingen, herinneringen voor komende betalingen en herinneringen na twee dagen achterstand aan betalers.
- App → tabblad Geld (clubbeheerders en penningmeesters)
- De lijsten Voor jou, Te betalen, Achterstallig en Ontvangen, plus Vragen om opnieuw te betalen, Herinneringen sturen, Als offline betaald markeren en Contant of overboeking vastleggen.
De platformkosten in de praktijk
- 3,25% + € 0,25 per online betaling, ingehouden op de betaling. Bij een betaling van € 30,00 zijn de kosten € 1,23 en ontvangt de club € 28,77.
- Als voor dezelfde betaler meerdere bedragen tegelijk vervallen, worden ze meestal als één betaling geïnd, zodat het vaste bedrag van € 0,25 maar één keer wordt berekend.
- Over contant geld, overboekingen en alles wat je met de hand vastlegt, worden geen kosten berekend.
- Er komen geen aparte Stripe-kosten bovenop. De platformkosten bevatten die al.
Uitbetalingen
- Online geïnd geld gaat naar het eigen Stripe-account van de club en wordt na de gebruikelijke wachttijd van Stripe elke dag automatisch naar de bankrekening van de club uitbetaald.
- Incasso’s hebben een paar werkdagen nodig om te worden bevestigd en komen daarom later bij de club aan dan kaartbetalingen.
- Met de knop Stripe-dashboard onder Instellingen → Contributie & betalingen zie je uitbetalingen en het Stripe-saldo van de club.
Betalingen vastleggen, terugbetalen en nabellen
- 1
Een contante betaling of overboeking als betaald markeren
Open Contributie & betalingen, zoek de factuur onder Facturen en klap haar open. Kies onder „Markeren als betaald (offline)” de soort betaling (Contant, Bankoverschrijving, Kwijtschelding, Korting, Pauze wegens blessure, Afschrijving, Correctie of Externe terugbetaling), vul bedrag en referentie in en druk op Markeren als betaald. Open in de app het tabblad Geld en gebruik Contant of overboeking vastleggen, of Als offline betaald markeren bij een achterstallige betaling.
Screenshot op volledige grootte openenHet betalingsdashboard toont verwachte, openstaande en mislukte bedragen voordat het de betrokken spelers laat zien.WEB · gemaakt op 1 september 2026 - 2
Betalingen vinden die aandacht nodig hebben
Het dashboard toont de totalen Achterstallig en Mislukt / opnieuw proberen. Gebruik in de factuurlijst het filter Mislukt of Achterstallig. Regels die opvolging vragen hebben het label „Opvolging nodig” en een regel over de stand van de pogingen, bijvoorbeeld „Nieuwe poging gepland” met „Poging 2 van 3”, of „Inning mislukt”.
- 3
Controleren of de betaalmethode zelf niet meer werkt
Staat er bij een regel „Automatische incasso moet opnieuw worden gemachtigd” of „Kaart moet opnieuw worden gemachtigd”, dan kunnen nieuwe pogingen niet lukken. De ouder moet in de app een nieuwe methode instellen. Je kunt ook op Link naar betaler sturen drukken om een veilige betaallink voor die factuur te mailen.
- 4
Nabellen vanaf je telefoon
Open in de app het tabblad Geld. Voor jou bundelt mislukte en achterstallige betalingen: gebruik Vragen om opnieuw te betalen of Herinneringen sturen, of open de lijst Achterstallig.
Screenshot op volledige grootte openenHet tabblad Geld van de club toont wat deze maand is geïnd en daarna mislukte en achterstallige betalingen met Vragen om opnieuw te betalen, Herinneringen sturen en Als offline betaald markeren.ANDROID · gemaakt op 19 oktober 2026 - 5
Een online betaling terugbetalen
Klap op de pagina Contributie & betalingen een betaalde factuur open, vul een bedrag in (leeg laten voor het volledige bedrag) en een reden, en druk op Terugbetalen via Stripe. Het geld gaat terug naar de kaart of rekening van de ouder. Het deel van de club komt uit haar Stripe-saldo, en Playlee betaalt zijn kosten terug in verhouding tot het terugbetaalde bedrag. Het plan van het kind en latere betalingen veranderen niet.
- 6
Een bedrag schrappen dat niet betaald hoeft te worden
Gebruik Onbetaalde factuur vervallen verklaren met een reden. Dat werkt alleen bij facturen die nog niet betaald zijn.
Hoe automatische nieuwe pogingen werken
- Kaarten: tot 3 pogingen, na 2, 3 en daarna 5 dagen, zolang de betaler een kaart heeft opgeslagen.
- Incasso: de bank meldt een mislukking pas dagen na de poging, dus er wordt tot 2 keer opnieuw geprobeerd, telkens 4 dagen nadat de mislukking is gemeld.
- Een incasso die na ongeveer 8 dagen nog niet is afgerond, krijgt het label „Automatische incasso vertraagd”, zodat je haar in Stripe kunt controleren.
- Zijn de pogingen op en staat in het plan „Mislukte terugkerende betalingen opnieuw proberen” aan, dan probeert Playlee het eens per maand opnieuw, samen met alles wat dan vervalt.
Checklist voor de penningmeester
- Stripe staat als actief onder Instellingen → Contributie & betalingen, met betalingen en uitbetalingen ingeschakeld.
- Gezinnen die per incasso willen betalen, hebben in de app een SEPA-machtiging of iDEAL-machtiging gegeven.
- Elke contante betaling en overboeking is met een referentie vastgelegd.
- Mislukte en achterstallige facturen zijn deze week bekeken.
- Betalers van wie de kaart of incasso opnieuw moet worden gemachtigd, zijn benaderd.
Veelgestelde vragen
Wie betaalt als een incasso wordt gestorneerd?
De club. Playlee draagt nooit mislukte betalingen. Er komt niets binnen, dus er is niets waarover Playlee kosten kan inhouden. Playlee probeert het automatisch opnieuw en de factuur blijft openstaan, zodat je kunt nabellen of haar kunt vastleggen.
Wat gebeurt er bij een terugboeking (chargeback)?
Als een ouder een betaling bij de bank betwist, wordt het betwiste bedrag van het Stripe-saldo van de club teruggehaald. Terugboekingen zijn voor rekening van de club, nooit van Playlee.
Waarom hebben we minder ontvangen dan het bedrag dat we hebben ingesteld?
De platformkosten van 3,25% + € 0,25 worden van elke online betaling ingehouden voordat die bij de club komt. De verwerkingskosten van Stripe zitten erin, dus er gaat verder niets af.
Waarom is er € 0,25 berekend?
Die € 0,25 is het vaste deel van de platformkosten per online betaling. Het gaat van het deel van de club af, niet van dat van de ouder. Worden meerdere bedragen in één betaling geïnd, dan wordt het maar één keer berekend.
Een ouder heeft contant betaald. Waarom staat er nog onbetaald?
Contant geld loopt nooit via Stripe, dus iemand moet het vastleggen. Gebruik Markeren als betaald op het web of Contant of overboeking vastleggen in het tabblad Geld van de app; daarna staat de factuur op Offline betaald.
Kunnen we de club runnen zonder online betalingen?
Ja. Zet de inningswijze onder Instellingen → Contributie & betalingen op Handmatig en offline afstemmen, of gebruik in een plan het type Alleen handmatig / offline, en leg betalingen vast zodra ze binnenkomen.
Hoe betaal ik iemand terug die contant heeft betaald?
Terugbetalen via Stripe werkt alleen voor online betalingen. Geef het geld zelf terug en leg het daarna op de factuur vast met het type Externe terugbetaling, zodat de boekhouding klopt.
Wanneer staat het geld op onze rekening?
Stripe betaalt elke dag automatisch uit, na de gebruikelijke wachttijd. Incasso’s worden een paar werkdagen na de inning bevestigd voordat ze kunnen worden uitbetaald.