Plattformgebühr, Auszahlungen und fehlgeschlagene Zahlungen
Prüfe den Status von Sponsoren- und Organisationsrechnungen in der Vereinsbuchhaltung, getrennt von den Familienbeiträgen unter Gebühren & Zahlungen. Dazu: Online-Gebühren, Auszahlungen, fehlgeschlagene Zahlungen, Erstattungen und Erinnerungen.
Geprüft am 26. September 2026 · Getestet mit Clubs web and app · September 2026
Bevor du loslegst
- Zugriff als Vereinsinhaber, Vereinsadmin oder Kassenwart/in
- Stripe verbunden unter Einstellungen → Gebühren & Zahlungen, für Online-Zahlungen
Screenshot in voller Größe öffnenAuf dieser Seite
Sponsoren- und Organisationsrechnungen in der Vereinsbuchhaltung prüfen
- Öffne im Web deinen Verein, dann Vereinsbuchhaltung und Rechnungen. Suche den Sponsor oder die Organisation und die Rechnungsnummer; prüfe Status, Betrag, Fälligkeit und ein erfasstes Zahlungsdatum. Diese Rechnungen sind von den Familienbeiträgen unter Gebühren & Zahlungen getrennt. Der Screenshot von Gebühren & Zahlungen in dieser Anleitung zeigt die Verwaltung der Familienbeiträge.
- Entwurf: gespeichert, aber nicht gestellt. Gesendet: gestellt und noch nicht als bezahlt erfasst; überfällig, wenn die Fälligkeit verstrichen ist. Bezahlt: die Zahlung wurde online oder für eine Offline-Zahlung von Hand erfasst; das Datum allein belegt keinen Online-Einzug. Storniert: aufgehoben.
- Für eine neue Rechnung wählst du Rechnung stellen unter Vereinsbuchhaltung, Rechnungen. Gib Organisation, Beschreibung, Betrag, Einnahmekategorie und optional eine Fälligkeit ein. Prüfe die Empfängerdaten und wähle Entwurf oder Stellen. Ein Entwurf verschickt nichts; beim Stellen mit gültigem Empfänger wird eine Rechnungs-E-Mail mit PDF und Zahlungslink versucht. Das Anlegen einer Rechnung zieht kein Geld ein.
Wie das Geld fließt
Online-Zahlungen laufen über das eigene Stripe-Konto des Vereins. Playlee hat keine Monatsgebühr und keinen Vertrag. Die einzige Gebühr ist eine Plattformgebühr von 3,25 % + 0,25 € pro Online-Zahlung (in der Schweiz 3,25 % + CHF 0.30), und sie deckt die Karten- und Lastschriftgebühren von Stripe bereits ab. Eltern zahlen genau den Betrag, den der Verein festlegt. Die Gebühr wird von dieser Zahlung abgezogen, bevor das Geld beim Verein ankommt.
Der Verein ist für seine Einzüge verantwortlich. Fehlgeschlagene Zahlungen und Rückbuchungen trägt der Verein, niemals Playlee. Niemand muss online zahlen: Erfasse Barzahlungen und Überweisungen als bezahlt, darauf fällt keine Gebühr an.
Wo du was findest
- Gebühren & Zahlungen (Web)
- Mit den Dashboard-Kacheln, den Zahlungsplänen und der Rechnungsliste mit Offline-Erfassung, Erstattungen und Links für zahlende Personen.
- Einstellungen → Gebühren & Zahlungen
- Stripe verbinden, das Stripe-Dashboard öffnen, die Einzugsart wählen und die Regeln für neue Versuche lesen. Euro-Vereine bieten SEPA-Lastschrift automatisch an; Schweizer Vereine nehmen Karte und TWINT.
- Einstellungen → Benachrichtigungen → Zahlungen
- Zahlungsbelege, Hinweise zu fehlgeschlagenen Zahlungen, Erinnerungen an anstehende Zahlungen und Erinnerungen nach zwei Tagen Überfälligkeit an die Zahlenden.
- App → Tab Geld (Vereinsadmins und Kassenwarte)
- Die Listen Für dich, Fällig, Überfällig und Eingegangen sowie Um erneute Zahlung bitten, Erinnerungen senden, Als offline bezahlt markieren und Barzahlung oder Überweisung erfassen.
Die Plattformgebühr in der Praxis
- 3,25 % + 0,25 € pro Online-Zahlung, abgezogen von der Zahlung. Bei einer Zahlung von 30,00 € beträgt die Gebühr 1,23 € und der Verein erhält 28,77 €. Schweizer Vereine zahlen 3,25 % + CHF 0.30.
- Werden für dieselbe zahlende Person mehrere Beiträge gleichzeitig fällig, werden sie meist als eine Zahlung eingezogen, sodass der Fixbetrag von 0,25 € nur einmal anfällt.
- Auf Barzahlungen, Überweisungen und alles andere, was du von Hand erfasst, fällt keine Gebühr an.
- Es gibt keine zusätzliche Stripe-Gebühr. Die Plattformgebühr enthält sie bereits.
Auszahlungen
- Online eingezogenes Geld geht auf das eigene Stripe-Konto des Vereins und wird nach der üblichen Wartezeit von Stripe jeden Tag automatisch auf das Bankkonto des Vereins ausgezahlt.
- Lastschriften brauchen ein paar Werktage zur Bestätigung und kommen deshalb später beim Verein an als Kartenzahlungen.
- Über die Schaltfläche Stripe-Dashboard unter Einstellungen → Gebühren & Zahlungen siehst du Auszahlungen und das Stripe-Guthaben des Vereins.
Zahlungen erfassen, erstatten und nachfassen
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Eine Bar- oder Überweisungszahlung als bezahlt markieren
Öffne Gebühren & Zahlungen, suche die Rechnung unter Rechnungen und klappe sie auf. Wähle unter „Als bezahlt markieren (offline)“ die Zahlungsart (Bar, Überweisung, Erlass, Rabatt, Verletzungspause, Abschreibung, Korrektur oder Externe Erstattung), gib Betrag und Referenz ein und drücke Als bezahlt markieren. In der App öffnest du den Tab Geld und nutzt Barzahlung oder Überweisung erfassen oder bei einer überfälligen Zahlung Als offline bezahlt markieren.
Screenshot in voller Größe öffnenDas Zahlungs-Dashboard hebt erwartete, offene und fehlgeschlagene Beträge hervor, bevor es die betroffenen Spieler zeigt.WEB · aufgenommen am 1. September 2026 - 2
Zahlungen finden, die Aufmerksamkeit brauchen
Das Dashboard zeigt die Summen Überfällig und Fehlgeschlagen / neuer Versuch. Nutze in der Rechnungsliste den Filter Fehlgeschlagen oder Überfällig. Zeilen zum Nachfassen tragen das Abzeichen „Nachfassen nötig“ und eine Zeile zum Stand der Versuche, zum Beispiel „Neuer Versuch geplant“ mit „Versuch 2 von 3“ oder „Einzug fehlgeschlagen“.
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Prüfen, ob die Zahlungsmethode selbst nicht mehr gilt
Steht in einer Zeile „SEPA-Lastschrift muss neu autorisiert werden“ oder „Karte muss neu autorisiert werden“, können neue Versuche nicht klappen. Der Elternteil muss in der App eine neue Methode hinterlegen. Du kannst auch Link an zahlende Person senden drücken, um ihm per E-Mail einen sicheren Zahlungslink für diese Rechnung zu schicken.
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Vom Handy aus nachfassen
Öffne in der App den Tab Geld. Für dich bündelt fehlgeschlagene und überfällige Zahlungen: Nutze Um erneute Zahlung bitten oder Erinnerungen senden, oder öffne die Liste Überfällig.
Screenshot in voller Größe öffnenDer Tab Geld des Vereins zeigt die Einnahmen dieses Monats, dann fehlgeschlagene und überfällige Zahlungen mit Um erneute Zahlung bitten, Erinnerungen senden und Als offline bezahlt markieren.ANDROID · aufgenommen am 19. Oktober 2026 - 5
Eine Online-Zahlung erstatten
Klappe auf der Seite Gebühren & Zahlungen eine bezahlte Rechnung auf, gib einen Betrag (leer lassen für den vollen Betrag) und einen Grund ein und drücke Über Stripe erstatten. Das Geld geht zurück auf die Karte oder das Konto des Elternteils. Der Anteil des Vereins kommt aus seinem Stripe-Guthaben, und Playlee erstattet seine Gebühr im Verhältnis zum erstatteten Betrag. Plan und spätere Zahlungen des Kindes bleiben unverändert.
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Eine Forderung aufheben, die nicht bezahlt werden soll
Nutze Unbezahlte Rechnung stornieren mit einem Grund. Das geht nur bei Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind.
So funktionieren automatische neue Versuche
- Karten: bis zu 3 Versuche, nach 2, 3 und dann 5 Tagen, solange die zahlende Person eine Karte hinterlegt hat.
- Lastschrift: Die Bank meldet einen Fehlschlag erst Tage nach dem Versuch, daher wird bis zu 2-mal erneut versucht, jeweils 4 Tage nach Meldung des Fehlschlags.
- Eine Lastschrift, die nach etwa 8 Tagen noch nicht abgeschlossen ist, wird als „Lastschrift verzögert“ markiert, damit du sie in Stripe prüfen kannst.
- Sind alle Versuche aufgebraucht und ist im Plan „Fehlgeschlagene wiederkehrende Zahlungen erneut versuchen“ eingeschaltet, versucht Playlee es einmal im Monat erneut, zusammen mit allem, was dann fällig ist.
Checkliste für Kassenwarte
- Stripe ist unter Einstellungen → Gebühren & Zahlungen aktiviert, mit aktivierten Zahlungen und Auszahlungen.
- Familien, die per Lastschrift zahlen wollen, haben in der App ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt (in der Schweiz gibt es keine Lastschrift: Karte oder TWINT).
- Jede Bar- und Überweisungszahlung ist mit einer Referenz erfasst.
- Fehlgeschlagene und überfällige Rechnungen wurden diese Woche geprüft.
- Zahlende, deren Karte oder Lastschrift neu autorisiert werden muss, wurden kontaktiert.
Häufige Fragen
Wer zahlt, wenn eine Lastschrift platzt?
Der Verein. Playlee trägt nie fehlgeschlagene Zahlungen. Es kommt nichts an, also gibt es nichts, wovon Playlee eine Gebühr nehmen könnte. Playlee versucht es automatisch erneut, und die Rechnung bleibt offen, damit du nachfassen oder sie erfassen kannst.
Was passiert bei einer Rückbuchung?
Widerspricht ein Elternteil einer Zahlung bei seiner Bank, wird der strittige Betrag vom Stripe-Guthaben des Vereins zurückgeholt. Rückbuchungen trägt der Verein, niemals Playlee.
Warum haben wir weniger erhalten als den Beitrag, den wir festgelegt haben?
Die Plattformgebühr von 3,25 % + 0,25 € wird von jeder Online-Zahlung abgezogen, bevor sie beim Verein ankommt. Die Stripe-Gebühren sind darin enthalten, es gibt also keine weiteren Abzüge.
Warum wurden 0,25 € berechnet?
Die 0,25 € sind der feste Teil der Plattformgebühr pro Online-Zahlung (in der Schweiz CHF 0.30). Er geht vom Anteil des Vereins ab, nicht von dem der Eltern. Werden mehrere Beiträge in einer Zahlung eingezogen, fällt er nur einmal an.
Ein Elternteil hat bar bezahlt. Warum steht noch unbezahlt da?
Bargeld läuft nie über Stripe, deshalb muss jemand es erfassen. Nutze Als bezahlt markieren im Web oder Barzahlung oder Überweisung erfassen im Tab Geld der App, dann zeigt die Rechnung Offline bezahlt.
Können wir den Verein ohne Online-Zahlungen führen?
Ja. Stelle unter Einstellungen → Gebühren & Zahlungen die Einzugsart auf Manueller und Offline-Abgleich oder nutze in einem Plan die Abrechnungsart Nur manuell / offline, und erfasse Zahlungen, sobald sie eingehen.
Wie erstatte ich jemandem, der bar bezahlt hat?
Über Stripe erstatten funktioniert nur bei Online-Zahlungen. Gib das Geld selbst zurück und erfasse es dann auf der Rechnung mit der Zahlungsart Externe Erstattung, damit die Bücher stimmen.
Wann kommt das Geld auf unserem Konto an?
Stripe zahlt jeden Tag automatisch aus, nach seiner üblichen Wartezeit. Lastschriften werden einige Werktage nach dem Einzug bestätigt, bevor sie ausgezahlt werden können.