Come organizzare un torneo di calcio: la guida passo passo

Sei mesi prima: decidi che tipo di evento è

Parti da chi deve giocare. Una festa per i più piccoli, una coppa estiva competitiva per i ragazzi più grandi e un torneo serale di calcio a 5 per adulti richiedono campi, formule e aiutanti diversi. Scrivi le categorie, se ragazzi, ragazze e squadre miste avranno ciascuno la propria sezione e quante squadre vuoi più o meno in ognuna.

Poi scegli una data che non si sovrapponga al campionato, agli esami di scuola, a festività e ponti in cui le famiglie partono, o a un torneo più grande in zona. Uno sguardo ai tornei già pubblicati vicino a te ti mostra quali fine settimana sono già affollati.

• Categorie e sezioni, con un numero obiettivo di squadre per ciascuna.
• Una data e, se l’impianto lo consente, una data di riserva.
• Un responsabile dell’organizzazione e un vice che sappia tutto quello che sa lui.

Ottieni l’approvazione prima di promuoverlo

Quasi tutte le federazioni chiedono che un torneo giovanile sia approvato prima di disputarsi, e spesso un evento non autorizzato non è coperto dall’assicurazione. I tempi vanno da qualche settimana a due mesi, e invitare squadre straniere richiede di solito una procedura più lunga. In Italia non puoi nemmeno promuovere il torneo prima dell’approvazione. Leggi la guida ad approvazione e assicurazione e presenta la domanda prima di aprire le iscrizioni.

Prenota l’impianto e conta i campi

Verifica quanti campi di ogni misura si possono tracciare, gli orari di utilizzo, il parcheggio, i bagni, un punto di primo soccorso e un posto dove le squadre possano ripararsi dal maltempo o dal sole. Chiedi cosa succede se i campi sono impraticabili e entro quando il gestore decide.

Il numero di campi è il dato che condiziona tutto il resto: fattelo confermare per iscritto prima di scegliere la formula.

Scegli una formula che stia davvero nella giornata

Conta le partite prima di innamorarti di una formula. In un girone all’italiana di n squadre si giocano n × (n − 1) ÷ 2 partite: quattro squadre ne giocano 6, cinque 10, sei 15. Quattro gironi da quattro richiedono quindi 24 partite prima di qualsiasi gara a eliminazione diretta.

Poi trasforma le partite in tempo. Una partita da 12 minuti più 3 minuti di cambio occupa una fascia di 15 minuti: con quattro campi hai 16 partite all’ora, e quelle 24 partite dei gironi riempiono sei turni, cioè 90 minuti. Aggiungi la fase finale, le premiazioni e almeno 30 minuti di margine. Il generatore tornei fa il calcolo e prepara una bozza di calendario; la guida alle formule spiega le opzioni.

Costruisci il calendario dal punto di vista di una squadra

Un calendario che entra nei campi può comunque essere pesante da giocare. Rileggilo una squadra alla volta: nessuno dovrebbe giocare tre partite di fila, aspettare due ore tra una gara e l’altra o spostarsi su un campo in fondo all’impianto senza il tempo di arrivarci.

• Dove i campi lo permettono, lascia a ogni squadra almeno una partita di riposo tra due gare.
• Tieni ogni categoria su campi vicini tra loro.
• Metti in calendario le gare a eliminazione diretta solo dopo i risultati dei gironi da cui dipendono.
• Lascia il tempo di chiarire un risultato contestato prima che inizi il turno successivo.

Apri le iscrizioni con tutto quello che serve a un dirigente

Una pagina di iscrizione chiara ti risparmia decine di messaggi. Indica data, impianto, categorie e formula, durata delle partite, quota di iscrizione e cosa comprende, data di chiusura, politica di rimborso e un contatto. Chiedi nome della squadra, categoria, recapiti del dirigente responsabile e la società a cui la squadra è affiliata.

Pubblica il torneo nella directory dei tornei di Playlee, così le squadre che cercano tornei di calcio nella tua zona possono trovarlo. La pubblicazione è gratuita.

Trova e prepara i volontari

Quasi ogni torneo ha bisogno di più persone di quanto si pensi: parcheggio, accoglienza, tavolo dei risultati, arbitri, primo soccorso, ristoro e qualcuno libero di risolvere i problemi. La guida ad arbitri e volontari contiene un turno completo.

La settimana prima

• Invia a ogni dirigente il calendario definitivo, la piantina dell’impianto, le indicazioni per il parcheggio e il regolamento.
• Conferma per nome arbitri, addetti al primo soccorso e il referente per la tutela dei minori.
• Stampa il calendario di ogni campo e del tavolo dei risultati, nel caso telefoni o rete non funzionino.
• Controlla le previsioni del tempo e stabilisci chi decide un eventuale rinvio, ed entro quando.

Il giorno del torneo

Arriva abbastanza presto da tracciare i campi e montare le porte prima che arrivi la prima squadra. Pubblica i risultati man mano, in un unico posto visibile a tutti, così nessuno si accalca al tavolo dei risultati. Se un campo è in ritardo, guarda chi gioca dopo e spostalo prima che il ritardo si allarghi.

Dopo il torneo

Pubblica i risultati finali, ringrazia volontari e impianto e chiudi i conti entro una settimana. Fai due domande ai dirigenti delle squadre: cosa ha funzionato e quale cosa cambieresti. Scrivi le risposte finché sono fresche: chi organizzerà l’anno prossimo ti ringrazierà.