Organiser un tournoi de foot : le plan étape par étape

Six mois avant : décidez du type de tournoi

Commencez par le public visé. Un plateau pour les plus jeunes, une coupe d’été pour les plus grands et une soirée à effectif réduit pour les seniors ne demandent ni les mêmes terrains, ni la même formule, ni les mêmes bénévoles. Notez les catégories, si les filles, les garçons et les équipes mixtes ont chacun leur propre tableau, et à peu près combien d’équipes vous visez dans chacun.

Choisissez ensuite une date qui ne tombe ni sur un week-end de championnat, ni sur les examens, ni sur un pont ou des vacances scolaires qui vident la région, ni sur un gros tournoi voisin. Un coup d’œil aux tournois déjà publiés près de chez vous montre quels week-ends sont chargés.

• Les catégories et les tableaux, avec un nombre d’équipes visé pour chacun.
• Une date, et une date de repli si le stade le permet.
• Un responsable du tournoi, et un adjoint qui en sait autant que lui.

Faites homologuer le tournoi avant d’en parler

Dans la plupart des pays, un tournoi de jeunes doit être autorisé ou homologué par l’instance du football avant d’avoir lieu, et l’assurance peut en dépendre. Les délais vont de quelques semaines à deux mois, et inviter des équipes étrangères passe en général par une procédure distincte, plus longue. Lisez le guide homologation et assurance et faites la demande avant d’ouvrir les inscriptions.

Réservez le stade et comptez vos terrains

Vérifiez combien de terrains de chaque taille le stade peut tracer, les horaires d’utilisation, le parking, les toilettes, un poste de secours et un abri où les équipes peuvent attendre en cas de pluie. Demandez ce qui se passe si les terrains sont impraticables, et quand la décision sera prise.

Le nombre de terrains conditionne tout le reste : obtenez-le par écrit avant de choisir une formule.

Choisissez une formule que la journée peut tenir

Comptez les matchs avant de vous attacher à une formule. Dans une poule de n équipes où tout le monde se rencontre, il y a n × (n − 1) ÷ 2 matchs : quatre équipes en jouent 6, cinq en jouent 10, six en jouent 15. Quatre poules de quatre demandent donc 24 matchs de poule avant le moindre match du tableau final.

Transformez ensuite les matchs en temps. Un match de 12 minutes plus 3 minutes de battement occupe un créneau de 15 minutes : quatre terrains offrent 16 créneaux par heure, et ces 24 matchs de poule remplissent six vagues, soit 90 minutes. Ajoutez le tableau final, la remise des récompenses et au moins 30 minutes de marge. Le générateur de tournoi fait ce calcul et prépare le planning ; le guide des formules présente les options.

Construisez le planning du point de vue d’une équipe

Un planning qui tient sur les terrains peut quand même être pénible à jouer. Relisez-le équipe par équipe : personne ne devrait enchaîner trois matchs, attendre deux heures entre deux rencontres ou devoir rejoindre un terrain à l’autre bout du site sans avoir le temps d’y aller.

• Laissez à chaque équipe au moins la durée d’un match de pause entre deux rencontres quand les terrains le permettent.
• Regroupez chaque catégorie sur des terrains voisins.
• Ne programmez les matchs du tableau final qu’une fois confirmés les résultats de poule dont ils dépendent.
• Prévoyez le temps de régler un résultat contesté avant le tour suivant.

Ouvrez les inscriptions avec tout ce dont un éducateur a besoin

Une page d’inscription claire vous épargne des dizaines de messages. Indiquez la date, le lieu, les catégories et la formule, la durée des matchs, les frais d’inscription et ce qu’ils comprennent, la date limite, les conditions de remboursement et la personne à contacter. Demandez le nom de l’équipe, la catégorie, les coordonnées du responsable et le club auquel l’équipe est affiliée.

Publiez le tournoi dans l’annuaire des tournois Playlee pour que les équipes qui cherchent un tournoi dans votre secteur le trouvent. La publication est gratuite.

Recrutez et briefez vos bénévoles

Un tournoi demande presque toujours plus de monde que prévu : parking, accueil, table de marque, arbitres, secours, buvette et une personne libre pour régler les imprévus. Le guide arbitres et bénévoles propose un planning complet.

La semaine d’avant

• Envoyez à chaque responsable d’équipe le planning définitif, le plan du site, les consignes de parking et le règlement.
• Confirmez nommément les arbitres, les secouristes et le référent chargé de la protection des enfants.
• Imprimez le planning de chaque terrain et celui de la table de marque, au cas où les téléphones ou le réseau lâcheraient.
• Surveillez la météo et décidez qui tranche en cas de report, et avant quelle heure.

Le jour J

Arrivez assez tôt pour tracer les terrains et monter les buts avant l’arrivée de la première équipe. Publiez les résultats au fil de la journée, à un seul endroit visible de tous, pour que personne ne s’agglutine autour de la table de marque. Si un terrain prend du retard, regardez qui y joue ensuite et déplacez ces équipes avant que le retard ne se propage.

Après le tournoi

Publiez les résultats définitifs, remerciez les bénévoles et le propriétaire du stade, et soldez les comptes dans la semaine. Posez deux questions aux responsables d’équipe : qu’est-ce qui a bien marché, et quelle chose changeriez-vous ? Notez les réponses tant qu’elles sont fraîches — l’organisateur de l’an prochain vous remerciera.