Cómo organizar un torneo de fútbol: plan paso a paso

Seis meses antes: decide qué tipo de torneo quieres

Empieza por saber para quién es. Un encuentro para prebenjamines, una copa de verano competitiva para infantiles y cadetes o un torneo de una tarde de fútbol 7 para veteranos necesitan campos, formatos y ayudantes distintos. Apunta las categorías, si los equipos masculinos, femeninos y mixtos tendrán cada uno su propio cuadro y cuántos equipos quieres más o menos en cada categoría.

Después elige una fecha que no coincida con la liga, con exámenes, con festivos o puentes en los que la gente se va fuera, ni con un torneo más grande de la zona. Echa un vistazo a los torneos que ya hay cerca de ti para ver qué fines de semana están más cargados.

• Categorías y cuadros, con un número objetivo de equipos en cada uno.
• Una fecha y, si la instalación lo permite, una fecha de reserva.
• Un coordinador con nombre y apellidos, y un segundo que sepa todo lo que sabe el coordinador.

Pide la autorización antes de anunciarlo

En España los torneos y partidos amistosos los autoriza la federación territorial, y el seguro de los equipos suele depender de que el torneo esté autorizado. Los plazos y los trámites cambian de una federación a otra, y si invitas a equipos de otra comunidad o de otro país hay pasos adicionales. Lee la guía de autorización y seguros y haz la solicitud antes de abrir inscripciones.

Reserva la instalación y cuenta los campos

Comprueba cuántos campos de cada tamaño puede montar la instalación, en qué horario puedes usarlos, el aparcamiento, los aseos, los vestuarios, un punto de primeros auxilios y una zona a cubierto donde los equipos puedan esperar si llueve o aprieta el calor. Pregunta qué pasa si los campos no están en condiciones y cuándo se tomará esa decisión.

El número de campos condiciona todo lo demás, así que tenlo confirmado por escrito antes de elegir el formato.

Elige un formato que quepa en el día

Cuenta los partidos antes de enamorarte de un formato. En una liguilla de n equipos hay n × (n − 1) ÷ 2 partidos: cuatro equipos juegan 6, cinco juegan 10 y seis juegan 15. Cuatro grupos de cuatro suman, por tanto, 24 partidos de grupo antes de la primera eliminatoria.

Después pasa los partidos a tiempo. Un partido de 12 minutos más 3 minutos de cambio es una franja de 15 minutos, así que con cuatro campos tienes 16 franjas por hora, y esos 24 partidos de grupo ocupan seis rondas, es decir, 90 minutos. Súmale las eliminatorias, la entrega de trofeos y al menos 30 minutos de margen. El generador de torneos hace esta cuenta y te propone un calendario; la guía de formatos explica las opciones.

Monta el calendario pensando en cada equipo

Un calendario que encaja en los campos puede ser un suplicio para los equipos. Repásalo equipo por equipo: nadie debería jugar tres partidos seguidos, esperar dos horas entre partido y partido ni tener que cruzar toda la instalación sin tiempo para llegar.

• Deja a cada equipo al menos el tiempo de un partido de descanso entre partidos, siempre que los campos lo permitan.
• Mantén cada categoría en campos cercanos.
• Programa las eliminatorias solo cuando estén confirmados los resultados de grupo de los que dependen.
• Deja tiempo para resolver un resultado discutido antes de que empiece la siguiente ronda.

Abre inscripciones con todo lo que necesita un delegado

Una página de inscripción clara te ahorra decenas de mensajes. Incluye la fecha, la instalación, las categorías y el formato, la duración de los partidos, la cuota de inscripción y lo que incluye, la fecha límite, la política de devoluciones y a quién contactar. Pide el nombre del equipo, la categoría, los datos de contacto del entrenador o delegado y el club y la federación en la que tiene ficha federativa.

Publica el torneo en el directorio de torneos de Playlee para que los equipos que buscan torneos en tu zona lo encuentren. Publicarlo es gratis.

Busca voluntarios y explícales su papel

Casi todos los torneos necesitan más gente de la que el organizador espera: aparcamiento, mesa de acreditación, mesa de resultados, árbitros, primeros auxilios, cantina y alguien libre para resolver problemas. En la guía de árbitros y voluntarios tienes un cuadrante completo.

La semana antes

• Envía a cada equipo el calendario definitivo, el plano de la instalación, las indicaciones para aparcar y el reglamento.
• Confirma por nombre a los árbitros, a las personas de primeros auxilios y al delegado de protección.
• Imprime el calendario de cada campo y la hoja de resultados, por si fallan los móviles o la cobertura.
• Mira la previsión del tiempo y acuerda quién decide un aplazamiento y antes de qué hora.

El día del torneo

Llega con tiempo para marcar los campos y montar las porterías antes de que aparezca el primer equipo. Publica los resultados a medida que llegan, en un solo sitio que todo el mundo pueda ver, para que nadie se agolpe en la mesa de resultados. Si un campo va con retraso, mira quién juega después en él y muévelo antes de que el retraso se extienda.

Después del torneo

Publica los resultados finales, da las gracias a los voluntarios y a la instalación y cierra las cuentas en una semana. Haz dos preguntas a los entrenadores: qué ha funcionado y qué cambiarían. Apunta las respuestas mientras están frescas; quien organice el año que viene te lo agradecerá.